Zarządzenie Nr 3/05

Zarządzenie Nr 3/05
Dyrektora Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty
z dnia 19 października 2005 r. w sprawie wprowadzenia procedur kontroli wewnętrznej oraz zasad wstępnej celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków

Na podstawie art.35 a ust.3 w związku z art.28 a ustawy z dnia 26 listopada 1998r o finansach publicznych /Dz.U.Nr 155 poz.1014 z późn. zmianami/ zarządzam stosowanie niżej podanych procedur kontroli wewnętrznej oraz zasad wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków:

§ 1

1. Podjęcie decyzji polegającej na zaciągnięciu obowiązania finansowego i dokonaniu wydatków ze środków publicznych poprzedzone jest wstępną oceną celowości. Wstępna ocena celowości polega na ustaleniu:
a/ związku pomiędzy wydatkiem poprzedzonym zobowiązaniem a realizacja zadań przypisanych statutem.
W rozumieniu niniejszego zarządzenia wydatek celowy to wydatek niezbędny do wykonywania zadania przypisanego statutem Miejsko-Gminnego Zespołu Oświaty oraz placówek oświatowych.
b/ adekwatności zamierzonego wydatku do spodziewanego efektu.
2. Wstępna ocena zaciągania zobowiązania i dokonania wydatku dokumentowana jest adnotacja upoważnionego pracownika poprzez złożenie podpisu na właściwym dokumencie źródłowym w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości /Dz.U.Nr 121 poz. 591 z późn. zmianami/.
3. Wstępna ocena celowości dokonywana jest na etapie tworzenia planu rzeczowo finansowego.

§ 2

1. Kontrola celowości zaciągania zobowiązań i dokonywania wydatków przeprowadzana jest przez dyrektora jednostki na etapie sporządzenia planu finansowego.
2. W ciągu roku przeprowadzana jest kontrola planu finansowego. W razie wystąpienia zagrożenia w wykonaniu planu należy skorygować plan rozpoczynając od wstępnej oceny celowości.
3. Procedury kontroli zostały zawarte w Zarządzeniu nr 16/02 Dyrektora MGZO z dnia 30.12.2002r.

§ 3

Kontroli pobierania i gromadzenie środków publicznych, w szczególności pod względem terminowości pobierania i odprowadzania do budżetu dokonuje dyrektor jednostki.

§ 4

Negatywna ocena celowości jest przesłanką do odstąpienia od zamiaru podjęcia decyzji o zaciągnięciu zobowiązania i dokonania wydatku.

§ 5

Realizacja decyzji o podjęciu operacji gospodarczych podlega bieżącej kontroli funkcjonalnej realizowanej na poszczególnych stanowiskach pracy w postaci :
   a/ kontroli merytorycznej
   b/ kontroli rachunkowej
   c/ kontroli formalnej
   d/ kontroli osób uprawnionych do zatwierdzania realizacji operacji gospodarczych

  I. Kontrola merytoryczna polega na ustaleniu rzetelności danych, celowości, gospodarności i legalności operacji gospodarczych. Gospodarność oznacza korzystny stosunek nakładu związanego z daną operacją gospodarczą a spodziewanymi efektami. Kontrola legalności operacji gospodarczej polega na jej zgodności z przepisami prawa.
   II. Kontrola formalna polega na ustaleniu, czy dokumenty dotyczące określonej operacji gospodarczej wystawione zostały przez właściwe jednostki lub osoby w sposób technicznie prawidłowy oraz zawierają wszystkie elementy dowodu księgowego:
       a/ określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,
       b/ określenie stron /nazwy, adresy/ dokonujących operacji gospodarczej,
       c/ opis operacji oraz jej wartość,
       d/ datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inna datą - także datę sporządzenia dowodu,
       e/ podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów
       f/   stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia /dekretacja/,
opatrzonego podpisem osoby odpowiedzialnej za te wskazania lub czy zachodzą przesłanki do uznania dokumentu za prawidłowy pomimo niespełnienia niektórych wymogów określonych w lit.a-f zgodnie z art. 21 ust.1 a-5 ustawy z dnia 29 września 1994r o rachunkowości /Dz.U.Nr 121 poz. 591 z późn.      zmianami/.
    III. Kontrola rachunkowa polega na ustaleniu czy dane liczbowe operacji gospodarczych nie zawierają błędów arytmetycznych.
    IV. Podpisy osób uprawnionych do zatwierdzania operacji gospodarczych oznaczają, że:
- uznano, że dana operacja gospodarcza poddana została procedurom kontrolnym zgodnie z postanowieniami niniejszego zarządzenia
- polecają właściwym pracownikom wykonać dyspozycje wynikające z treści operacji gospodarczych.

§ 6

Ujawnione w toku kontroli bieżącej nieprawidłowości dotyczące decyzji gospodarczej skutkują wstrzymaniem jej realizacji poprzez odmowę podpisu upoważnionej na kwestionowanym dokumencie.

§ 7

Kontrola wewnętrzna w zakresie:
     a/ pobierania i gromadzenia środków publicznych,
     b/ zaciągania zobowiązań finansowych,
     c/ dokonywania wydatków ze środków publicznych,
     d/ udzielania zamówień publicznych,
     e/ zwrotu środków publicznych,
następuje poprzez badanie i porównanie ze stanem wymaganym stanu faktycznego ujawnionego w dokumentach tworzonych w toku odpowiedniego postępowania zwanego dalej operacją gospodarczą.

§ 8

     Kontrola prawidłowości gospodarowania mieniem jednostki obejmuje:
     a/ kontrolę merytoryczną, celowości i legalności pozyskiwania składników majątkowych przez jednostkę,
     b/ kontrole merytoryczna, celowości i legalności zbywania składników majątkowych oraz ich dysponowanie na rzecz innych podmiotów przeprowadzana jest w formie inwentaryzacji. Terminy oraz sposób jej przeprowadzania zostały określone w zarządzeniu nr 13/01 z 28.12.2001 r. w sprawie wprowadzeni zakładowego planu kont.
     W przypadku likwidacji składników majątkowych kontrolą obejmuje się ocenę prawidłowości postępowań prowadzonych przez Komisję Kasacyjną powoływaną na   dany rok szkolny.

Wstępna ocena celowości i kontrola dokonywania wydatków ze środków publicznych obejmuje w szczególności:

1. Wydatki na wynagrodzenia :

A. Wynagrodzenia osobowe pracowników
I. Sposób kontroli:
1. Czy poprawnie są oddzielone funkcje zarządzania kadrami; ustalania wysokości wynagrodzenia; wypłata i ewidencja księgowa oraz kontrola na poszczególnych odcinkach,
2. Podstawy naliczenia płac /umowy o pracę, angaże pracowników i stawki zaszeregowania/
3. Prawidłowość i rzetelność naliczenia wynagrodzenia poprzez badanie dokumentów będących podstawą ustalenia faktycznego czasu pracy tj. kart pracy, list obecności, zwolnienia lekarskie, praca w godzinach nadliczbowych, karty urlopowe, inne zwolnienia z pracy przewidziane przepisami prawa pracy
4. Prawidłowość naliczenia podatku dochodowego od osób fizycznych /właściwe zastosowanie kosztów uzyskania przychodu, prawidłowe kwalifikowanie należności wypłacanych pracownikom jako przychodów obciążonych podatkiem dochodowym od osób fizycznych
5. Prawidłowość potrąceń z wynagrodzenia /należy skontrolować wyliczenia potrąceń sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie innych należności niż świadczenia alimentacyjne, zaliczki pieniężne udzielone pracownikom, kary pieniężne przewidziane w art.108 /Kodeksu Pracy/
6. Prawidłowość wyliczeń kwot do wypłaty i właściwego podsumowania listy płac. Sprawdzenie zgodności sumowań na liście płac, zbiorczym zestawieniu list płac i zestawieniu stanowiącym podstawę naliczenia składki ZUS płaconej ze środków zakładu pracy
7. Terminowość wypłat wynagrodzeń /kontroli poddać należy termin przekazania wynagrodzeń na rachunki bankowe pracowników, w przypadku wypłat z kasy
jednostki - pokwitowania na listach płac/.
8. Terminowość przekazania na odpowiednie konta potrąconych kwot z list płac /składek ZUS, potrąceń komorniczych , podatku dochodowego od osób fizycznych/.
9. Prawidłowość zakwalifikowania wydatków na wynagrodzenia w koszty
10. Terminowość przekazywania informacji o uzyskanych przez podatnika dochodach oraz pobranych zaliczkach na podatek dochodowy /Pit -11 /głównie pracownikom rozwiązującym umowy o pracę w ciągu roku
11.Sprawdzenie sumy potrąconych zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych .
11. Zgodność wykazanych zaliczek w rocznych informacjach PIT-11, PIT-8B oraz rocznym rozliczeniu podatku PIT -40 z ogólna kwota zaliczek przekazanych przez jednostkę w ciągu roku na konto Urzędu Skarbowego.

II. Wyniki oceny celowości wydatków:
1. Czy plany w zakresie zatrudnienia i wynagrodzeń uwzględniały zakres zadań realizowany przez poszczególne komórki organizacyjne
2. Bieżąca analiza zaangażowania środków na wynagrodzenia
3. Sprawdzenie :
a/ że operacja została przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
b/ kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym.

2. Wydatki płacopochodne

Składki na ubezpieczenia społeczne: fundusz pracy i ubezpieczenia zdrowotne

I. Sposób kontroli:
1. Sprawdzenie prawidłowości w zakresie wykonania ciążącego na pracodawcy obowiązku pobrania, odprowadzania składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenia zdrowotne lub opłacania świadczeń
2. Ustalenie przyczyn naruszenia terminów przekazywania składek /brak środków na rachunku bankowym, zaniedbania odpowiedzialnych pracowników/
3. Wyrywkowa kontrola zgodności imiennych raportów miesięcznych z kartotekami wynagrodzeń pracowników.
II. Wyniki celowości wydatków:
Sprawdzenie:
a/ że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
b/ kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym.

III. Propozycje wykorzystania wyników kontroli:
1. Dochodzenie odszkodowania od pracowników odpowiedzialnych za dopuszczenie zwłoki w przekazywaniu składek.

3. Wydatki na podróże służbowe

I. Sposoby kontroli wydatków:
1. Przestrzeganie zasady rozliczania wyłącznie kosztów podróży służbowych odbywanych w terminie i w miejscu oraz środkiem lokomocji wskazanym przez pracodawcę w poleceniu wyjazdu służbowego
2. Prawidłowość rozliczania kosztów wyjazdów służbowych, w tym naliczenia
a/ należnego ryczałtu na dojazdy środkiem komunikacji miejscowej
b/ należnych diet.

Wyniki oceny celowości wydatków:
Sprawdzenie:
a/ że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
b/ kompletności oraz formalno- rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym

4.   Wydatki na bieżącą działalność

a/ Zakup materiałów i wyposażenia

Sposób kontroli /w szczególności sprawdzenie/:
1. Prawidłowość istniejącego podziału następujących funkcji: zamówienia- odbiór towarów - ewidencja faktur - ewidencja księgowa - zapłata
2. Czy zamówienia kierowane do dostawców są akceptowane przez głównego księgowego i dyrektora
3. Czy odbierane dostawy są kontrolowane co do jakości i ilości i porównywane z zamówieniem
4. Czy faktury wystawiane przez dostawców są kontrolowane pod względem cen i warunków płatności
5. Czy konta dostawców są regularnie weryfikowane
6. Czy płatności są przekazywane w ustalonych terminach zapłaty
7. Analiza wpisów do ewidencji ilościowej zakupów niskowartościowych środków trwałych objętych ewidencja ilościową, kwalifikowanych do kosztów zużycia
materiałów /kontrola wyrywkowa/.

Wyniki oceny celowości wydatków:
1. Bieżąca weryfikacja stanu zapasów materiałów
2. Bieżące prowadzenie ewidencji zaangażowania środków wynikające z zamówień w trakcie realizacji
3. Prawidłowość postępowania przed umownego zwłaszcza:
a/ rzetelność rozpoznania potrzeb szkoły co do rodzaju, ilości, asortymentu, gatunku itp. materiałów,
b/ wybór i prawidłowe zastosowanie określonego trybu postępowania przy realizacji zakupu zgodnie z ustawa o zamówieniach publicznych
4. Prawidłowość i terminowość zawierania umów dostaw, prawidłowość redakcji umów i zabezpieczenia interesów MSZ, a przede wszystkim ustalenie czy:
a/ zawiera ona istotne przedmiotowo postanowienia umowy określające: przedmiot umowy, cenę, termin wykonania umowy oraz inne składniki, które strony w toku rokowań podniosły do rangi istotnych jej postanowień
b/ postanowienia umowy określone są należycie przez:
- określenie rodzaju, gatunku i ilości materiału
- określenie ceny
- ustalenie terminu i sposobu dostarczenia materiałów
c/ w razie potrzeby:
- zastrzeżenie w umowie prawa określenia w terminach późniejszych rozmiarów dostaw częściowych, terminów właściwości materiałów i miejsca jego wydania
- wskazania podstaw do ustalenia ceny / na życzenie kupującego/
d/ zasady i tryb rozpatrywania sporów wynikających z rozpatrywania umowy
e/ okoliczności w których może nastąpić renegocjacja umowy

5. Sprawdzenie:
a/ że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
b/ kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji.
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym

6. Szczegółowa analiza kosztów zużycia materiałów w poszczególnych ośrodkach kosztów.

III. Propozycje wykorzystania wyników kontroli:
1. Wykorzystanie informacji do podejmowania decyzji w zakresie prowadzonej działalności
2. Korekta planu finansowego.

b/ Zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek

I. Sposób kontroli:
1. Kontrola gromadzenia i ewidencji materiałów bibliotecznych
2. Prawidłowość selekcji zbiorów i likwidacji zbiorów zniszczonych lub nieprzydatnych

II. Zasady wstępnej oceny celowości wydatków:
1. Porównanie kosztów zakupu i prowadzenia biblioteki z kosztami obsługi bibliotecznej

III. Propozycje wykorzystania wyników kontroli:
1. Określenie zasad funkcjonowania biblioteki w szkole
2. Korekta planu finansowego.

c/. Zakup usług remontowych

I. Sposób kontroli:
1. Zgodność procedury wyboru wykonawcy z ustawą o zamówieniach publicznych
2. Wykonawstwo remontów, a w szczególności, czy:
a/ zawarto prawidłowe umowy z wykonawca lub zapewniono właściwe wykonawstwo własne
b/ zapewniony jest prawidłowy nadzór nad wykonaniem remontów
c/ realizacja przebiega zgodnie z planem /czy remont zakończono w planowanym terminie/

3. Odbiór i rozliczenie remontu, a zwłaszcza :
a/ czy odbiór został dokonany z zachowaniem obowiązujących przepisów i w planowanym terminie
b/ dokumentacja odbioru jest kompletna i prawidłowo sporządzona
c/ koszty remontu są zgodne z dokumentacją remontową /kosztorysami, obowiązującymi cennikami/ oraz czy prawidłowo sporządzono kalkulację wynikową kosztów remontu
d/ prawidłowo rozliczono koszty remontu /prawidłowo ustalono zobowiązania i należności/
e/ koszty remontu zaliczono w ciężar właściwego rodzaju działalności i prawidłowo rozliczono w czasie.

II. Wyniki oceny celowości wydatków:
1. Bieżące prowadzenie ewidencji zaangażowania środków wynikające z zawartych umów i zleceń w trakcie realizacji
2. Prawidłowość przygotowania remontu przez sprawdzenie:
a/ planów rzeczowo-finansowych remontu, a zwłaszcza czy uwzględniono w nich właściwe potrzeby, czy spełniają wymogi formalne /są oparte na właściwych dokumentach i zawierają dane zgodne z tymi dokumentami
b/ terminy wykonania remontu są realne oraz czy mieszczą się w obowiązujących cyklach
c/ zapewniono wykonawstwo remontu

3. Sprawdzenie:
a/ że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodnym z prawem
b/ kompletności oraz formalno-rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym.
d/ Zakup pozostałych usług

I. Sposoby kontroli dotyczą w szczególności:
1/. Umowy zlecenia i umowy o dzieło
2/ Zasadność zawarcia umowy zlecenia lub umowy o dzieło
3/ W przypadku umów z własnymi pracownikami - zakres prac do wykonania w ramach umowy zlecenia lub o dzieło w porównaniu do zakresu obowiązków wynikających z umowy o pracę.
4/ W przypadku umów zawartych z osobami nie będącymi pracownikami oświadczenie z którego wynikałby lub nie, obowiązek zgłoszenia do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego oraz odprowadzenia składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne
5/ Potwierdzenie wykonania prac wyszczególnionych w umowie
6/ Prawidłowość wyliczenia wynagrodzenia w rachunku wystawionym przez wykonującego umowę.

8. Odpisy na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych

I. Sposoby kontroli:
1. Kontrola odpisu na ZFŚS w zakresie:
a/ sposobu ustalenia przeciętnej liczby zatrudnionych
b/ wysokości odpisu podstawowego
c/ zwiększeń odpisów na : emerytów i rencistów, osoby niepełnosprawne
2. Kontrola terminów i wysokości przekazanych środków na wyodrębniony rachunek bankowy
3. Sprawdzenie korekty funduszu za dany rok i ujęcia go w księgach rachunkowych danego roku.

III. Wyniki oceny celowości wydatków:
1. Ustalenie:
a/ że operacja została uznana przez właściwych rzeczowo pracowników
za prawidłową pod względem merytorycznym i zgodną z prawem
b/ kompletności oraz formalno -rachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów dotyczących tej operacji
c/ czy zobowiązanie wynikające z operacji mieści się w planie finansowym.

2. Kontrola planu odpisu podstawowego na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych
3. Weryfikacja liczby osób zatrudnionych w warunkach szczególnie uciążliwych, osób niepełnosprawnych i rencistów, emerytów objętych opieką pod kątem uzasadnienia zwiększonego odpisu na fundusz.
4. Wyliczenie skutków finansowych zwiększeń fakultatywnych funduszu.

III. Propozycje wykorzystania wyników kontroli i oceny:
1. Uzgodnienia z przedstawicielami pracowników szczegółowych zasad przyznawania świadczeń.

§ 9

Zarządzenie wchodzi w życie z dniem ogłoszenia