REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
MIEJSKO-GMINNEGO ZESPOŁU OŚWIATY W DREZDENKU
Regulamin zamówień publicznych, zwany dalej regulaminem, określa zasady
funkcjonowania systemu zamówień w Miejsko-Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku,
zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U.
Nr 19 poz.177 z 2004 r. wraz z późniejszymi zmianami), ustawą z dnia 26
listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 wraz z
późniejszymi zmianami) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie wyżej
wymienionych ustaw.
§ 1. SŁOWNIK POJĘĆ
- Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
- jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć
jednostki oświatowe
- kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć
dyrektora Zespołu lub jednostki oświatowej,
- komisji przetargowej - należy przez to rozumieć
powoływany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną, zespół
do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia danego zamówienia,
- osobie upoważnionej - należy przez to rozumieć osoby,
które na mocy udzielonego przez kierownika zamawiającego upoważnienia /
pełnomocnictwa, otrzymały stosowne uprawnienia,
- planie zamówień - należy przez to rozumieć sporządzony na
zasadach określonych w regulaminie roczny plan zamówień publicznych
Zespołu Oświaty
- planie zamówień jednostki - należy przez to rozumieć
sporządzony na zasadach określonych w regulaminie roczny plan zamówień
publicznych jednostki organizacyjnej,
- realizatorze - należy przez to rozumieć wyznaczone
jednostki oświatowe
- Zespół - należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny Zespół
Oświaty,
- ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29
stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004
r. z późn. zm.),
- wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość
zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością, bez
podatku od towarów i usług (VAT),
- wnioskodawcy - należy przez to rozumieć wszystkie
jednostki oświatowe składające zapotrzebowania na zamówienia publiczne,
- wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną,
osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości
prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła
ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
- zamawiającym - należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny
Zespół Oświaty reprezentowaną przez dyrektora lub osoby przez niego
upoważnione oraz dyrektorzy jednostek oświatowych,
- zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć umowy
odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem
są usługi, dostawy lub roboty budowlane,
§ 2. POSTANOWIENIA
OGÓLNE
- Zamawiającym jest MGZO jako jednostka sektora finansów
publicznych reprezentowana przez dyrektora oraz dyrektorów jednostek
oświatowych,
- Na podstawie upoważnień / pełnomocnictw udzielonych przez
dyrektora Zespołu do wykonywania wszystkich czynności dotyczących
udzielania zamówień publicznych i rozstrzygnięć upoważnieni są:
- pracownik ds. zamówień publicznych,
- Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom
wybranym zgodnie z przepisami ustawy.
- W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą:
- dyrektor lub osoba upoważniona,
- wnioskodawcy,
- realizatorzy,
- komisja przetargowa,
- inne podmioty.
§ 3. ZADANIA
UCZESTNIKÓW PROCESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
- Dyrektor lub osoba upoważniona:
- sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych,
- podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o zamówienie
publiczne,
- powołuje komisję przetargową i określa organizację, tryb
pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej,
- podejmuje decyzję w sprawie wyboru trybu postępowania,
- dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty,
- zatwierdza dokumentację postępowania,
- zawiera umowy z wybranymi wykonawcami.
- Wnioskodawcy - do zadań wnioskodawców w szczególności
należy:
- sporządzanie zestawienia swoich potrzeb w zakresie
dostaw, usług i robót budowlanych wraz z podaniem nazwy i kodu CPV oraz
ustaleniem ich wartości,
- sporządzanie planu zamówień publicznych jednostki,
- szczegółowe określanie przedmiotu zamówienia i innych
istotnych elementów zamówienia oraz ścisła współpraca z realizatorem w
zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i
innych dotyczących przedmiotu zamówienia,
- określanie wartości zamówienia netto (w złotych),
- określenie źródła finansowania danego zamówienia,
- realizacja umowy,
- sporządzanie sprawozdań z realizacji umów.
- Realizatorzy - do zadań realizatorów w szczególności
należy:
- opracowywanie, przy współpracy z wnioskodawcami,
materiałów niezbędnych do sporządzenia Specyfikacji Istotnych Warunków
Zamówienia (SIWZ),a zwłaszcza
- określenie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami
ustawy,
- ustalenie wartości zamówienia zgodnie z wymogami ustawy,
- określenie terminu realizacji zamówienia,
- określenie wymagań dla wykonawców oraz kryteriów ich
oceny,
- określenie kryteriów oceny i wyboru ofert,
- przygotowanie umowy.
- zgłaszanie postępowań do pracownika ds. zam. publicznych
w celu zarejestrowania ich w rejestrze zamówień publicznych (dotyczy to
wszystkich postępowań o zamówienia publiczne o wartości przekraczającej 6
000 euro),
- przekazywanie do MZGO ogłoszeń o postępowaniu,
- przekazywanie samodzielnie lub za pośrednictwem MZGO do
Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu
Zamówień Publicznych ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych,
- przechowywanie przez okres 4 lat od zakończenia
postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacji dotyczącej
postępowania,
- zbieranie i bilansowanie zapotrzebowań w przypadku
zamówień wspólnych we właściwym sobie zakresie.
- Komisja przetargowa. Organizację, skład, tryb pracy oraz
zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa "Regulamin
pracy komisji przetargowej "stanowiący załącznik nr 1 do
"Regulaminu zamówień publicznych Zespołu".
- Pracownik ds. Zamówień Publicznych pełni funkcję doradczą
w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych i przeprowadzania
postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa.
Do zadań jego należy:
- przyjmowanie od jednostek organizacyjnych i bilansowanie
w skali zespołu rocznych planów zamówień publicznych jednostek i
sporządzenie planu zamówień publicznych zespołu,
- aktualizacja planu w oparciu o zatwierdzone korekty,
- prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
- zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych na
tablicy ogłoszeń i na stronie internetowej Zespołu oraz przekazywanie
ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych do Urzędu Oficjalnych
Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
- współpraca z realizatorami i komisjami przetargowymi we
wszystkich fazach udzielania zamówienia publicznego,
- parafowanie, na wniosek jednostki organizacyjnej,
prawidłowości sporządzenia SIWZ,
- współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych,
- doradztwo i udzielanie informacji jednostkom
organizacyjnym z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
- gromadzenie i udostępnianie literatury z zakresu zamówień
publicznych,
- prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień
publicznych.
§ 4 PLANOWANIE
ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
- W celu udzielania zamówień dokonuje się bilansowania
zamówień publicznych w skali zespołu i w skali roku budżetowego.
- Plany zamówień należy sporządzić w oparciu o przewidywane
potrzeby i przychody jednostki organizacyjnej.
- Do 30 listopada jednostki organizacyjne składają do MGZO
plany zamówień na dostawy i usługi na następny rok budżetowy.
- Plany wymagają zatwierdzenia odpowiednio przez:
- dyrektora Zespołu,
- dyrektorów jedn. Organizacyjnych,
- Plany zamówień publicznych należy przekazać w formie
pisemnej oraz w formie elektronicznej według obowiązujących wzorów.
- Na podstawie złożonych planów MGZO sporządza, w terminie
do 20 grudnia, plan zamówień publicznych Zespołu i przekazuje dyrektorowi
do zatwierdzenia.
- Plany zamówień publicznych należy sporządzić według
obowiązujących wzorów.
- Wszelkie zmiany planów zamówień publicznych jednostek
organizacyjnych są możliwe jedynie w uzasadnionych przypadkach.
- Zmiany zatwierdzone przez osobę uprawnioną, po ich
zgłoszeniu do Zespołu, zostaną wprowadzone do planu zamówień Zespołu.
§ 5. PROCEDURY ZAMÓWIEŃ
PUBLICZNYCH W MIEJSKO-GMINNYM ZESPOLE OŚWIATY
- Realizacja zamówień, których wartość netto nie przekracza
wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6000 euro, odbywa się w ramach
jednostki organizacyjnej z pominięciem procedur ustawowych (art. 4 pkt. 8
ustawy).
- Realizacja zamówień, których wartość netto przekracza
wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6000 euro, odbywa się zgodnie z
procedurami określonymi w ustawie.
- Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, jeżeli w planie finansowym jednostki organizacyjnej nie
zostały przeznaczone środki na realizację zamówienia lub nie zabezpieczono
innych środków potwierdzonych odrębną decyzją dyrektora.
- Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego następuje po zatwierdzeniu wniosku o rozpoczęcie postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego przez dyrektora lub osobę upoważnioną.
- Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy,
dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
- Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu
udzielenia zamówienia obejmuje:
- przygotowanie postępowania:
- złożenie wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie
zamówienia publicznego,
- rejestracja postępowania w rejestrze zamówień
publicznych,
- przygotowanie pozostałej dokumentacji np.: SIWZ,
ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do udziału w postępowaniu.
- wszczęcie postępowania, publikacja ogłoszenia o
zamówieniu lub przekazanie zaproszenia do udziału w postępowaniu.
- przeprowadzenie postępowania, a w szczególności:
- przekazanie SIWZ wykonawcom,
- otwarcie ofert,
- badanie i ocena ofert,
- wybór oferty.
- zakończenie postępowania tj. podpisanie umowy lub
unieważnienie postępowania
§ 6. DOKUMENTACJA
ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
- Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych
prowadzi się w formie pisemnej.
- Zespół prowadzi rejestr zamówień publicznych
przekraczających równowartość 6000 euro.
- Każdemu postępowaniu o zamówienie publiczne zostaje nadany
centralny numer postępowania.
- Postępowania należy zgłaszać pisemnie do Zespołu w ciągu 5
dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o rozpoczęcie postępowania.
- Postępowanie należy zgłaszać poprzez przekazanie
zatwierdzonego wniosku o rozpoczęcie zamówienia.
- Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia
publicznego, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia
protokołu, należy pisemnie przekazać do Zespołu informacje dotyczące
zakończenia postępowania.
- Jednostki organizacyjne prowadzą ewidencje postępowań o
wartości nie przekraczającej 6000 euro, udzielanych na podstawie art. 4
pkt. 8 ustawy, nie podlegających rejestracji w rejestrze zamówień
publicznych.
- Jednostka organizacyjna realizująca zamówienia publiczne
prowadzi ewidencję postępowań o udzielenie zamówień publicznych,
zawierającą w szczególności numer postępowania.
- Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia zawiera w
szczególności:
- wniosek o rozpoczęcie postępowania,
- decyzję o powołaniu komisji przetargowej, w przypadku jej
powołania,
- ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w
postępowaniu (zgodnie z wymogami ustawy),
- Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z
załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy),
- protokół z załącznikami oraz z umową w sprawie zamówienia
publicznego, w przypadku jej zawarcia (zgodnie z wymogami ustawy).
- Ogłoszenia przekazywane za pośrednictwem Zespołu Prezesowi
Urzędu Zamówień Publicznych oraz Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot
Europejskich należy dostarczać do Zespołu na obowiązujących drukach
podpisanych przez osobę uprawnioną oraz w formie elektronicznej.
- Ogłoszenia zamieszczane za pośrednictwem Zespołu na
tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zespołu należy dostarczać do
Zespołu na obowiązujących drukach podpisanych przez osobę uprawnioną oraz
w formie elektronicznej.
- Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych
sporządzone przez Zespół, przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień
Publicznych, w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku,
którego sprawozdanie dotyczy.
- Plany zamówień Zespołu, plany zamówień jednostek, korekty
planów zamówień publicznych, ogłoszenia o zamówieniach planowanych,
rejestr zamówień publicznych, ewidencje postępowań o udzielenie zamówień
publicznych, sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych oraz
pozostałe dokumenty dotyczące zamówień publicznych należy przechowywać w
jednostkach je sporządzających w sposób gwarantujących nienaruszalność
przez okres 4 lat po roku, którego dotyczą.
§ 7. UMOWY W
SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH
- Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień
publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień
publicznych i Kodeksu Cywilnego.
- Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości
zamówienia przekraczającej równowartość 6000 euro, pod rygorem
nieważności, wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają
formy szczególnej.
- Postępowanie o udzieleni zamówienia publicznego, które nie
zostało unieważnione, prowadzi do zawarcia umowy.
- Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być
tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w
części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte SIWZ.
- W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego
należy umieścić zapisy zabezpieczające interesy zamawiającego, a w
szczególności:
- precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i
warunków realizacji zamówienia,
- precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego,
końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności,
- precyzyjne określenie warunków gwarancji,
- zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych
sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy,
- zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian
zawartej umowy,
- zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia
zamawiającego od umowy,
- zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego
prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących
zawartej umowy.
- Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być
zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz
zaakceptowane przez kwestora lub jego zastępcę.
- Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień
publicznych jest dyrektor oraz główny
księgowy
§ 8.
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
- Regulamin obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne
Zespołu.
- Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z
jego postanowieniami pracowników odpowiedzialny jest dyrektor Zespołu oraz
dyrektorzy jednostek oświatowych.
- W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają
zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w
szczególności ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r.
(Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004 r. wraz z późniejszymi zmianami).