REGULAMIN ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH MIEJSKO-GMINNEGO ZESPOŁU OŚWIATY W DREZDENKU

 

Regulamin zamówień publicznych, zwany dalej regulaminem, określa zasady funkcjonowania systemu zamówień w Miejsko-Gminnym Zespole Oświaty w Drezdenku, zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004 r. wraz z późniejszymi zmianami), ustawą z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 poz. 1014 wraz z późniejszymi zmianami) oraz aktami wykonawczymi wydanymi na podstawie wyżej wymienionych ustaw.

§ 1. SŁOWNIK POJĘĆ

 

  1. Ilekroć w niniejszym regulaminie jest mowa o:
    1. jednostce organizacyjnej - należy przez to rozumieć jednostki oświatowe
    2. kierowniku zamawiającego - należy przez to rozumieć dyrektora Zespołu lub jednostki oświatowej,
    3. komisji przetargowej - należy przez to rozumieć powoływany przez kierownika zamawiającego lub osobę upoważnioną, zespół do przeprowadzenia lub przygotowania i przeprowadzenia danego zamówienia,
    4. osobie upoważnionej - należy przez to rozumieć osoby, które na mocy udzielonego przez kierownika zamawiającego upoważnienia / pełnomocnictwa, otrzymały stosowne uprawnienia,
    5. planie zamówień - należy przez to rozumieć sporządzony na zasadach określonych w regulaminie roczny plan zamówień publicznych Zespołu Oświaty
    6. planie zamówień jednostki - należy przez to rozumieć sporządzony na zasadach określonych w regulaminie roczny plan zamówień publicznych jednostki organizacyjnej,
    7. realizatorze - należy przez to rozumieć wyznaczone jednostki oświatowe
    8. Zespół - należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny Zespół Oświaty,
    9. ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004 r. z późn. zm.),
    10. wartości zamówienia - należy przez to rozumieć wartość zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością, bez podatku od towarów i usług (VAT),
    11. wnioskodawcy - należy przez to rozumieć wszystkie jednostki oświatowe składające zapotrzebowania na zamówienia publiczne,
    12. wykonawcy - należy przez to rozumieć osobę fizyczną, osobę prawną albo jednostkę organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej, która ubiega się o udzielenie zamówienia publicznego, złożyła ofertę lub zawarła umowę w sprawie zamówienia publicznego,
    13. zamawiającym - należy przez to rozumieć Miejsko-Gminny  Zespół Oświaty  reprezentowaną przez dyrektora lub osoby przez niego upoważnione oraz dyrektorzy jednostek oświatowych,
    14. zamówieniu publicznym - należy przez to rozumieć umowy odpłatne zawierane między zamawiającym a wykonawcą, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane,

§ 2. POSTANOWIENIA OGÓLNE

 

  1. Zamawiającym jest MGZO jako jednostka sektora finansów publicznych reprezentowana przez dyrektora oraz dyrektorów jednostek oświatowych,
  2. Na podstawie upoważnień / pełnomocnictw udzielonych przez dyrektora Zespołu do wykonywania wszystkich czynności dotyczących udzielania zamówień publicznych i rozstrzygnięć upoważnieni są:
    1. pracownik ds. zamówień publicznych,

 

  1. Zamówień publicznych udziela się wyłącznie wykonawcom wybranym zgodnie z przepisami ustawy.
  2. W procesie udzielania zamówień publicznych uczestniczą:
    1. dyrektor lub osoba upoważniona,
    2. wnioskodawcy,
    3. realizatorzy,
    4. komisja przetargowa,
    5. inne podmioty.

§ 3. ZADANIA UCZESTNIKÓW PROCESU ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

  1. Dyrektor lub osoba upoważniona:
    1. sprawuje nadzór nad udzielaniem zamówień publicznych,
    2. podejmuje decyzję o rozpoczęciu postępowania o zamówienie publiczne,
    3. powołuje komisję przetargową i określa organizację, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej,
    4. podejmuje decyzję w sprawie wyboru trybu postępowania,
    5. dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty,
    6. zatwierdza dokumentację postępowania,
    7. zawiera umowy z wybranymi wykonawcami.
  2. Wnioskodawcy - do zadań wnioskodawców w szczególności należy:
    1. sporządzanie zestawienia swoich potrzeb w zakresie dostaw, usług i robót budowlanych wraz z podaniem nazwy i kodu CPV oraz ustaleniem ich wartości,
    2. sporządzanie planu zamówień publicznych jednostki,
    3. szczegółowe określanie przedmiotu zamówienia i innych istotnych elementów zamówienia oraz ścisła współpraca z realizatorem w zakresie określenia optymalnych wymagań technicznych, eksploatacyjnych i innych dotyczących przedmiotu zamówienia,
    4. określanie wartości zamówienia netto (w złotych),
    5. określenie źródła finansowania danego zamówienia,
    6. realizacja umowy,
    7. sporządzanie sprawozdań z realizacji umów.
  3. Realizatorzy - do zadań realizatorów w szczególności należy:
    1. opracowywanie, przy współpracy z wnioskodawcami, materiałów niezbędnych do sporządzenia Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia (SIWZ),a zwłaszcza
      1. określenie przedmiotu zamówienia zgodnie z wymogami ustawy,
      2. ustalenie wartości zamówienia zgodnie z wymogami ustawy,
      3. określenie terminu realizacji zamówienia,
      4. określenie wymagań dla wykonawców oraz kryteriów ich oceny,
      5. określenie kryteriów oceny i wyboru ofert,
      6. przygotowanie umowy.
    2. zgłaszanie postępowań do pracownika ds. zam. publicznych w celu zarejestrowania ich w rejestrze zamówień publicznych (dotyczy to wszystkich postępowań o zamówienia publiczne o wartości przekraczającej 6 000 euro),
    3. przekazywanie do MZGO ogłoszeń o postępowaniu,
    4. przekazywanie samodzielnie lub za pośrednictwem MZGO do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych,
    5. przechowywanie przez okres 4 lat od zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego dokumentacji dotyczącej postępowania,
    6. zbieranie i bilansowanie zapotrzebowań w przypadku zamówień wspólnych we właściwym sobie zakresie.
  4. Komisja przetargowa. Organizację, skład, tryb pracy oraz zakres obowiązków członków komisji przetargowej określa "Regulamin pracy komisji przetargowej "stanowiący załącznik nr 1 do "Regulaminu zamówień publicznych Zespołu".
  5. Pracownik ds. Zamówień Publicznych pełni funkcję doradczą w zakresie stosowania prawa zamówień publicznych i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówienia publicznego zgodnie z przepisami prawa. Do zadań jego należy:
    1. przyjmowanie od jednostek organizacyjnych i bilansowanie w skali zespołu rocznych planów zamówień publicznych jednostek i sporządzenie planu zamówień publicznych zespołu,
    2. aktualizacja planu w oparciu o zatwierdzone korekty,
    3. prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
    4. zamieszczanie ogłoszeń o zamówieniach publicznych na tablicy ogłoszeń i na stronie internetowej Zespołu oraz przekazywanie ogłoszeń dotyczących zamówień publicznych do Urzędu Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich, Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych,
    5. współpraca z realizatorami i komisjami przetargowymi we wszystkich fazach udzielania zamówienia publicznego,
    6. parafowanie, na wniosek jednostki organizacyjnej, prawidłowości sporządzenia SIWZ,
    7. współpraca z Urzędem Zamówień Publicznych,
    8. doradztwo i udzielanie informacji jednostkom organizacyjnym z zakresu stosowania ustawy Prawo zamówień publicznych,
    9. gromadzenie i udostępnianie literatury z zakresu zamówień publicznych,
    10. prowadzenie sprawozdawczości dotyczącej zamówień publicznych.

§ 4 PLANOWANIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

  1. W celu udzielania zamówień dokonuje się bilansowania zamówień publicznych w skali zespołu i w skali roku budżetowego.
  2. Plany zamówień należy sporządzić w oparciu o przewidywane potrzeby i przychody jednostki organizacyjnej.
  3. Do 30 listopada jednostki organizacyjne składają do MGZO plany zamówień na dostawy i usługi na następny rok budżetowy.
  4. Plany wymagają zatwierdzenia odpowiednio przez:
    1. dyrektora Zespołu,
    2. dyrektorów jedn. Organizacyjnych,

 

  1. Plany zamówień publicznych należy przekazać w formie pisemnej oraz w formie elektronicznej według obowiązujących wzorów.
  2. Na podstawie złożonych planów MGZO sporządza, w terminie do 20 grudnia, plan zamówień publicznych Zespołu i przekazuje dyrektorowi do zatwierdzenia.
  3. Plany zamówień publicznych należy sporządzić według obowiązujących wzorów.
  4. Wszelkie zmiany planów zamówień publicznych jednostek organizacyjnych są możliwe jedynie w uzasadnionych przypadkach.
  5. Zmiany zatwierdzone przez osobę uprawnioną, po ich zgłoszeniu do Zespołu, zostaną wprowadzone do planu zamówień Zespołu.

§ 5. PROCEDURY ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH W MIEJSKO-GMINNYM ZESPOLE OŚWIATY

 

  1. Realizacja zamówień, których wartość netto nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6000 euro, odbywa się w ramach jednostki organizacyjnej z pominięciem procedur ustawowych (art. 4 pkt. 8 ustawy).
  2. Realizacja zamówień, których wartość netto przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6000 euro, odbywa się zgodnie z procedurami określonymi w ustawie.
  3. Nie można rozpocząć postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, jeżeli w planie finansowym jednostki organizacyjnej nie zostały przeznaczone środki na realizację zamówienia lub nie zabezpieczono innych środków potwierdzonych odrębną decyzją dyrektora.
  4. Rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego następuje po zatwierdzeniu wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego przez dyrektora lub osobę upoważnioną.
  5. Nie można, w celu uniknięcia stosowania przepisów ustawy, dzielić zamówienia na części lub zaniżać jego wartości.
  6. Postępowanie o zamówienie publiczne w zależności od trybu udzielenia zamówienia obejmuje:
    1. przygotowanie postępowania:
      1. złożenie wniosku o rozpoczęcie postępowania o udzielenie zamówienia publicznego,
      2. rejestracja postępowania w rejestrze zamówień publicznych,
      3. przygotowanie pozostałej dokumentacji np.: SIWZ, ogłoszenia o zamówieniu, zaproszenia do udziału w postępowaniu.
    2. wszczęcie postępowania, publikacja ogłoszenia o zamówieniu lub przekazanie zaproszenia do udziału w postępowaniu.
    3. przeprowadzenie postępowania, a w szczególności:
      1. przekazanie SIWZ wykonawcom,
      2. otwarcie ofert,
      3. badanie i ocena ofert,
      4. wybór oferty.
    4. zakończenie postępowania tj. podpisanie umowy lub unieważnienie postępowania

§ 6. DOKUMENTACJA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

  1. Dokumentację postępowań o udzielenie zamówień publicznych prowadzi się w formie pisemnej.
  2. Zespół prowadzi rejestr zamówień publicznych przekraczających równowartość 6000 euro.
  3. Każdemu postępowaniu o zamówienie publiczne zostaje nadany centralny numer postępowania.
  4. Postępowania należy zgłaszać pisemnie do Zespołu w ciągu 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia wniosku o rozpoczęcie postępowania.
  5. Postępowanie należy zgłaszać poprzez przekazanie zatwierdzonego wniosku o rozpoczęcie zamówienia.
  6. Po zakończeniu postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, nie później niż w ciągu 5 dni roboczych od dnia zatwierdzenia protokołu, należy pisemnie przekazać do Zespołu informacje dotyczące zakończenia postępowania.
  7. Jednostki organizacyjne prowadzą ewidencje postępowań o wartości nie przekraczającej 6000 euro, udzielanych na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy, nie podlegających rejestracji w rejestrze zamówień publicznych.
  8. Jednostka organizacyjna realizująca zamówienia publiczne prowadzi ewidencję postępowań o udzielenie zamówień publicznych, zawierającą w szczególności numer postępowania.
  9. Dokumentacja postępowań o udzielenie zamówienia zawiera w szczególności:
    1. wniosek o rozpoczęcie postępowania,
    2. decyzję o powołaniu komisji przetargowej, w przypadku jej powołania,
    3. ogłoszenie o zamówieniu lub zaproszenie do udziału w postępowaniu (zgodnie z wymogami ustawy),
    4. Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia wraz z załącznikami (zgodnie z wymogami ustawy),
    5. protokół z załącznikami oraz z umową w sprawie zamówienia publicznego, w przypadku jej zawarcia (zgodnie z wymogami ustawy).
  10. Ogłoszenia przekazywane za pośrednictwem Zespołu Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych oraz Urzędowi Oficjalnych Publikacji Wspólnot Europejskich należy dostarczać do Zespołu na obowiązujących drukach podpisanych przez osobę uprawnioną oraz w formie elektronicznej.
  11. Ogłoszenia zamieszczane za pośrednictwem Zespołu na tablicy ogłoszeń i stronie internetowej Zespołu należy dostarczać do Zespołu na obowiązujących drukach podpisanych przez osobę uprawnioną oraz w formie elektronicznej.
  12. Roczne sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych sporządzone przez Zespół, przekazuje się Prezesowi Urzędu Zamówień Publicznych, w terminie do 1 marca każdego roku następującego po roku, którego sprawozdanie dotyczy.
  13. Plany zamówień Zespołu, plany zamówień jednostek, korekty planów zamówień publicznych, ogłoszenia o zamówieniach planowanych, rejestr zamówień publicznych, ewidencje postępowań o udzielenie zamówień publicznych, sprawozdanie o udzielonych zamówieniach publicznych oraz pozostałe dokumenty dotyczące zamówień publicznych należy przechowywać w jednostkach je sporządzających w sposób gwarantujących nienaruszalność przez okres 4 lat po roku, którego dotyczą.

§ 7. UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

 

  1. Do zawierania i realizacji umów w sprawach zamówień publicznych należy stosować w szczególności przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu Cywilnego.
  2. Umowy w sprawach zamówień publicznych o wartości zamówienia przekraczającej równowartość 6000 euro, pod rygorem nieważności, wymagają formy pisemnej, chyba że przepisy odrębne wymagają formy szczególnej.
  3. Postępowanie o udzieleni zamówienia publicznego, które nie zostało unieważnione, prowadzi do zawarcia umowy.
  4. Zakres świadczenia wykonawcy wynikający z umowy musi być tożsamy z jego zobowiązaniem zawartym w ofercie. Umowa jest nieważna w części wykraczającej poza określenie przedmiotu zamówienia zawarte SIWZ.
  5. W zawieranych umowach w sprawie zamówienia publicznego należy umieścić zapisy zabezpieczające interesy zamawiającego, a w szczególności:
    1. precyzyjne i zgodne z SIWZ określenie przedmiotu i warunków realizacji zamówienia,
    2. precyzyjne określenie warunków odbioru (częściowego, końcowego) oraz ścisłe powiązanie ich z warunkami płatności,
    3. precyzyjne określenie warunków gwarancji,
    4. zamieszczenie klauzuli dotyczącej kar umownych lub innych sankcji w przypadku nie wypełnienia warunków umowy,
    5. zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości zmian zawartej umowy,
    6. zamieszczenie klauzuli dotyczącej możliwości odstąpienia zamawiającego od umowy,
    7. zamieszczenie klauzuli dotyczącej stosowania właściwego prawa i właściwego sądu w przypadku rozstrzygania sporów dotyczących zawartej umowy.
  6. Umowy w sprawie zamówienia publicznego muszą być zaakceptowane pod względem formalno-prawnym przez radcę prawnego oraz zaakceptowane przez kwestora lub jego zastępcę.
  7. Osobą uprawnioną do podpisywania umów w sprawach zamówień publicznych jest dyrektor oraz główny księgowy                                                                                                                      

 

                                                     § 8. POSTANOWIENIA KOŃCOWE

 

  1. Regulamin obowiązuje wszystkie jednostki organizacyjne Zespołu.
  2. Za przestrzeganie niniejszego regulaminu oraz zapoznanie z jego postanowieniami pracowników odpowiedzialny jest dyrektor Zespołu oraz dyrektorzy jednostek oświatowych.
  3. W sprawach nieuregulowanych w niniejszym regulaminie mają zastosowanie akty prawne regulujące zamówienia publiczne, a w szczególności ustawa Prawo zamówień publicznych z dnia 29 stycznia 2004 r. (Dz. U. Nr 19 poz.177 z 2004 r. wraz z późniejszymi zmianami).